Start Anforderungen an eine Rechnung

Rechnungsanforderungen für Zwecke der Umsatzsteuer

Was ist eine Rechnung?

Durch die EU-Rechnungsrichtlinie, die durch das Steueränderungsgesetz 2003 in das deutsche Umsatzsteuerrecht übernommen worden ist, ergaben sich umfangreiche weitere Rechnungsangaben. Die Änderungen traten zum 1.1.2004 bzw. zum 1.7.2004 in Kraft. Als Rechnung ist jedes Dokument anzusehen, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird. Dabei kommt es nicht darauf an, wie das Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Rechnungen können sowohl auf Papier als auch – vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers – auf elektronischem Weg mit qualifizierter elektronischer Signatur (Unterschrift) übermittelt werden.

Elektronische Signatur

Ursprünglich war der Vorsteuerabzug aus einer per E-Mail versandten Rechnung nur möglich, wenn das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen war. Diese wirklichkeitsfremde Auflage des Umsatzsteuergesetzes hat die Bundesregierung rückwirkend zum 1. Juli 2011 abgeschafft. Jetzt dürfen also auch aus Rechnungen, die als Dateianhang oder als PDF-Dokument  versendet wurden, die Vorsteuern geltend gemacht werden. Auf elektronischem Weg eingegangene Rechnungen sind allerdings nach dem Erhalt in ihrer originären Form zu archivieren.

Welche Rechnungsangaben sind erforderlich?

Rechnungen müssen folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des Unternehmers sowie des Leistungsempfängers;
  • Steuernummer und/oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers;
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung des Liefergegen-standes oder Art und Umfang der sonstigen Leistung;
  • Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung (die Angabe „Leistungszeitpunkt entspricht dem Rechnungsdatum“ reicht nicht aus);
  • Entgelt (netto) für die Lieferung oder sonstige Leistung;
  • der anzuwendende Steuersatz;
  • der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag, der gesondert auszuweisen ist oder ein Hinweis auf eine evtl. Steuerbefreiung;
  • Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum);
  • fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer);
  • Zeitpunkt, zu dem das Entgelt vereinnahmt wurde, falls die Zahlung vor Leistungserbringung erfolgte;
  • im Fall des § 14 a UStG die jeweils dort bezeichneten Angaben, z.B. bei innergemeinschaftlicher Fahrzeuglieferung, bei Reiseleistungen sowie bei differenzbesteuerten Umsätzen muss die Bezeichnung für die erbrachte Leistung auf der Rechnung erfolgen;
  • Ist der Leistungsempfänger gem. § 13 b UStG Steuerschuldner, z.B. bei Bauleistungen oder ausländischen Unternehmern, ist dies auf der Rechnung zu vermerken.
Kleinbetragsrechnungen

Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro nicht übersteigt, sind nur folgende Angaben erforderlich:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers;
  • Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum);
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung des Liefergegenstandes oder Art und Umfang der sonstigen Leistung;
  • Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe;
  • anzuwendender Steuersatz.
  • liegt eine Steuerbefreiung vor, ist in der Rechnung
    darauf hinzuweisen.
Wer ist zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet?

Der Unternehmer ist zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet, wenn er Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen oder an juristische Personen erbringt, die nicht Unternehmer sind.

Warum ist die genaue Befolgung dieser Regelung so wichtig?

Nur wenn die ausgestellte Rechnung formal richtig ist, berechtigt sie den Rechnungsempfänger zum Vorsteuerabzug.

Kann eine unrichtig ausgestellte Rechnung berichtigt werden?

Grundsätzlich können unrichtig ausgestellte Rechnungen berichtigt werden. Dabei ist zu beachten, dass der Vorsteuerabzug aus der berichtigten Rechnung an diese neue Rechnung geknüpft ist. Ein Vorsteuerabzug aufgrund einer berichtigten Rechnung kann erst zu dem Zeitpunkt geltend gemacht werden, zu dem die neue Rechnung auch tatsächlich vorliegt.  Bei einem unberechtigten Steuerausweis (z.B. Umsatzsteuerausweis von Kleinunternehmern oder bei nicht erbrachter Leistung), kann die Umsatzsteuer berichtigt werden, soweit die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist. Das ist der Fall, wenn der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug vorgenommen hat oder die erhaltene Vorsteuer an das Finanzamt zurückgezahlt hat. Die Berichtigung ist beim Finanzamt vom Rechnungsausstellerschriftlich zu beantragen. Das Finanzamt teilt ihm dann mit, für welchen Besteuerungszeitraum und in welcher Höhe es die Berichtigung vornehmen wird. Eine Rechnungsberichtigung wird auch dann notwendig, wenn in ihr unzutreffende Angaben und Bezeichnungen enthalten sind. Die Berichtigung kann durch ein Dokument (Schriftstück) vorgenommen werden, das lediglich die zu berichtigenden oder fehlenden Angaben enthält, jedoch eindeutig und spezifisch auf die Rechnung bezogen sein muss.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Der Unternehmer muss ein Doppel der von ihm ausgestellten Rechnungen zehn Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (z.B. Rechnungsdatum: 19.2.2012; Frist beginn: 1.1.2013; zehn Jahre Aufbewahrungsfrist: 1.1.2023). Grundsätzlich sind sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen im Inland aufzubewahren.

Was ist bei einer Gutschrift zu beachten?

Es ist die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers (Gutschriftenempfängers) auf der Gutschrift anzugeben. Die leistende Person ist auf jeden Fall immer dann Unternehmer, wenn sie über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügt.

 

Aktualisiert (Donnerstag, den 13. Dezember 2012 um 13:33 Uhr)

 
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