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Pflichtangaben in E-Mails...

Weitgehend unbemerkt hat der Gesetzgeber die Vorschriften, welche bisher schon für Geschäftsbriefe im weitesten Sinne des HGB galten, geändert. Mit Wirkung zum 1.1.2007 wurden diese Vorschriften auf E-Mails erweitert. Dem Begriff Geschäftsbriefe wurde jeweils der Hinweis "gleichviel welcher Form" angehängt (vgl. § 37a HGB, § 35 GmbHG und § 80 AktG) und damit deutlich gemacht, dass die für geschäftliche Korrespondenz erforderlichen Pflichtangaben nunmehr auch zwingend in die geschäftliche E-Mail-Korrespondenz aufgenommen werden müssen.

So ist z.B. eine GmbH verpflichtet, in Ihren E-Mails u.a. folgende Angaben einzufügen:

  • Rechtsform und der Sitz der Gesellschaft;
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft;
  • die Registernummer, unter der die Gesellschaft in das Handelsregister eingetragen ist;

alle Geschäftsführer und, sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat, der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.

Dieses betrifft auch eine eventuell vorhandene E-Mail-Signatur.

Bei Nichteinhaltung dieser Vorschriften besteht die Gefahr, dass ein Zwangsgeld festgesetzt oder das Unternehmen von einem Wettbewerber und / oder von auf Abmahnungen spezialisierte Anwaltskanzleien oder von Abmahnvereinen kostenpflichtig abgemahnt wird.

Sie sind auf jeden Fall auf der sicheren Seite, wenn Sie die geforderten Angaben machen.

 

Unser Flyer Pflichtangaben in E-Mails... steht Ihnen hier als PDF-Datei zur Verfügung.

 

Aktualisiert (Dienstag, den 15. Mai 2012 um 15:32 Uhr)

 
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